E-pošto pišem z veseljem. Tako kot članke in druga besedila. Rada sestavim jasen uvod, konkretno vsebino in zaključek, ki pusti vtis. Urejen imam tudi podpis v svoji e-pošti. In ne razumem, ko me ljudje kljub podpisu in jasno navedeni mobilni številki še vedno sprašujejo po njej.
Pa vseeno – priznam – včasih tudi jaz kaj spregledam. Pustim “Lep pozdrav” lebdeti brez konkretnega vprašanja ali poziva k akciji. Pošljem napačno priponko ali pa pozabim, da morda moj »Spoštovani« zveni bolj kot avtomatski odgovor z banke.
Zato danes – brez olepševanja – seznam napak, ki sem jih opazila pri drugih. In včasih (khm… večkrat, kot bi priznala) tudi pri sebi.
Greva pogledat, kaj se zgodi, če e-mail nima duše. In kako jo vrneva nazaj – še preden klikneš ‘Pošlji’.
❌ Predolga in razvlečena sporočila
Če za razumevanje tvojega e-maila potrebujem malico in kavo, potem… je preveč. Popravek: Naj bo jasno, jedrnato in strukturirano. Odstavki, poudarki, prazni presledki – tvoje občinstvo ti bo hvaležno.
❌ Zmeden (ali prazen) zadeva-maila
»Pozdrav« ni zadeva. »Pomoč?« tudi ne. Če želiš, da se mail sploh odpre, naj zadeva pove bistvo. Namesto »Vabilo«, raje v zadevo napiši konkretno: »Vabilo na interaktivni spletni tečaj: 3 načini, kako izboljšati javni nastop«
❌ Preveč vikanja, premalo tona
“V upanju, da ste dobro, Vas vljudno pozdravljam in pošiljam v priponki…” Vse lepo in prav, ampak – a je nujno tako uradno, da kar zaboli?
Piši človeško, a spoštljivo. Tudi profesionalna e-pošta sme imeti toplino.
❌ Nejasen zaključek
“Lep pozdrav” je prijeten, ni pa dovolj. Kaj želiš, da oseba naredi? Dodaj CTA – Call to action oziroma poziv k akciji:
✔️ “Mi lahko do petka sporočiš odgovor?”
✔️ “Veselim se tvojega odziva.”
✔️ “Lepo vabljeni – prijavnica v prilogi”
❌ Priloge, ki jih ni (ali so čudna poimenovanja)
Nič ne reče “neorganiziran/a” tako kot priponka z imenom “koncna_verzija_final_OK22_zadnjares.pdf” – ki je ni.
Poimenuj priponke jasno, npr. »Program_izobrazevanja_Komunikacija.pdf« . In preveri, če si jih sploh priložil/a. (Da, tudi to se dogaja. 😅)
❌ Napačno napisano ime ali priimek
»Spoštovani g. Kralj« – čeprav pišeš ženski s tem priimkom. »Spoštovana ga. Novak« – čeprav pišeš Andreji Zupan. Ali še huje: odgovarjaš nekomu in napišeš drugo ime, ker si kopiral/a sporočilo.
To ni le napaka – to je neosebno in malce neprijetno.
Pred pošiljanjem preberi začetek. Dvakrat. Poglej podpis prejemnika. Spoštovanje se skriva tudi v detajlih.
❌ Zatipkane besede, pomešani datumi in ‘copy-paste nesreče’
Pišeš o “srečanju v torek, 12. junija 2023” – čeprav je letos že 2025. Ali napišeš “v prilogi pošiljam vabilo” – priloge pa ni. Zatipkaš se v imenu podjetja, napišeš napačen znesek, navedeš napačno ur…
Ja, saj vem… Napake se zgodijo. Nihče ni popoln, a takšne napake lahko zmedejo, upočasnijo ali celo uničijo namen tvoje e-pošte. Po končanem pisanju si raje vzemi 60 sekund. V miru preberi še enkrat. Izpiši ključne datume, preveri številke, klikni na priponko, preglej začetni nagovor.
Tvoja e-pošta je tvoj prvi vtis. Čeprav je digitalna, se v njej čuti tvoj ton, tvoja energija, tvoj pristop.
Piši kot človek. Jasno, prijazno in z namenom. In če te kdo obtoži, da pišeš preveč simpatične maile – no, to je kompliment.
