Komuniciranje z mediji: Kakšno je dobro sporočilo za javnost?

Ne glede na to, ali deluješ samostojno ali kot del neke organizacije, društva, podjetja itd., gotovo se prej ali slej soočiš tudi s tem, da je treba stopiti pred medije. Če ti seveda je kaj do medijske promocije in obveščanja javnosti o stvareh, ki jih počneš. Toda potem pridejo tista vprašanja, ki  zbujajo dvome in skrbi: Kako pristopiti k medijem? Kaj povedati pred mikrofonom? Kaj zapisati v sporočilu za javnost? Kako se postaviti pred kamero? Uff… bi se najraje umaknil, pogreznil v zemljo?

Kot prvo, strah je odveč. Samo v tvoji glavi obstaja… pregnati je treba take misli.  Ne glede na to, na katerem področju si aktiven, pa ostaja nepreklicno dejstvo,  da v kolikor želiš, da o tebi več izve tudi javnost, medije potrebuješ. Želiš si, da o tvojem delu, dosežkih poroča vsaj lokalni časopis ali spletni portal, da se tvoje ime pojavi v lokalnih novicah, mar ne? Če gre zadeva še širše, torej da ne ostane le pri lokalnem nivoju, toliko bolje.

Odnosi z javnostmi so torej zelo pomembni za organizacijo, ker mediji ustvarjajo njeno podobo in (ne) ugled v družbi. Ker pa so mediji tudi sami javnost, ki ima svoja pravila in zakone, po katerih deluje (uredniška politika glede izbire tem, obsega člankov, vsebine oddaj…), mora imeti organizacija pozitivne odnose z mediji. A takšne odnose je lažje vzpostaviti in ohraniti, če razumeš njihovo delovanje.

V nadaljevanju NEKAJ NAMIGOV, KAKO NAPISATI DOBRO SPOROČILO ZA JAVNOST.

VSEBINA IN OBLIKA BESEDILA

Sporočilo za javnost ima svoj naslov (naj bo zanimiv, ne predolg in ne prekratek) in besedilo s ključnimi informacijami in izjavami (citati). Na koncu ne pozabi dodati kontaktne tel.št. za dodatne informacije in pojasnila. Vse to se pošilja v prilogi (word ali PDF datoteka), nikakor pa ne direktno v mailu. Prav tako odsvetujem, da medijem pošlješ zgolj link/povezavo do spletne strani, kjer je že nek tekst objavljen. Ali povedano drugače: spletna stran kluba, društva, organizacije je eno, sporočilo za medije pa nekaj drugega. Saj si želiš, da bi predstavniki medijev dobili občutek, da so pomembni in da si pripravil besedilo posebej zanje, mar ne?

Sestava sporočila za javnost je podobna obrnjeni piramidi in je enaka sestavi novinarskega vestičarskega žanra informativne vrste, t.i. razširjeni vesti:

• Primarne informacije (odgovori na 4 najpomembnejša vprašanja: kdo, kaj, kje, kdaj)
• Sekundarne informacije (odgovori na dodatni vprašanji kako, zakaj)

TOČNOST IN AŽURNOST

V medijih je pomembno biti ažuren. Kar pomeni, če se dogodek zgodi tekom dneva, se sporočilo za javnost pošlje še isto popoldne oz. zvečer. Če se dogodek zgodi zvečer, pa je rok pošiljanja sporočila za javnost najkasneje naslednje jutro. Vsekakor pa se poskušaj držati roka 12 ur. Čisto preprosto, vprašaj se – kaj je novica? To, kar se je zgodilo dan ali dva nazaj, ni več novica,  sploh pa ne v sodobnem svetu internetnih medijev. Točnost informacij pa je druga stvar, na katero bodi še posebej pozoren. Imena, priimki, funkcije oz. nazivi so pomembni, preveri, če imaš točne podatke, informacije, kaj je kdo dejansko rekel, ne pa izmišljene izjave.

FOTOGRAFIJE, VIDEO MATERIAL, IZJAVE

K sporočilu za javnost ne pozabi dodati vsaj nekaj fotografij, ki prikazujejo aktivnosti na dogodku, akterje, obiskovalce… Saj veš, če v tekstu pišeš o tem, kako veliko zanimivih stvari se je dogajalo ali npr. kdo vse je bil med nagrajenci, zmagovalci ipd., potem je fajn, če je vsaj kdo od teh akterjev tudi na fotografijah. Fotografije pošlji kot JPG datoteke v prilogi, ne jih lepit direktno v wordov dokument ob besedilu. Pazi tudi na ustrezno velikost, vsaj 800 x 600 pix, če ne 1600 x 1200 pix, predvsem pa medijem omogoči, da v kolikor potrebujejo fotografijo večje resolucije, naj to sporočijo in jim posreduj fotke originalne velikosti naknadno. Pa ne pozabi podpisati fotografa. Video posnetki – lahko dodaš povezavo do videoposnetka na YouTube. Da bo sporočilo za javnost bolj zanimivo, dodaj izjave – kaj so o dogodku povedali glavni akterji, obiskovalci, nagrajenci…

BESEDILO NAJ BO ZAPISANO V 3. OSEBI, NE V PRVI OSEBI

Primer:

Pravilno: “Turnir, ki so ga pripravili člani Društva ….., je bil odlično obiskan.”

Napačno: “Turnir, ki smo ga pripravili, je bil odlično obiskan.”

JEZIK IN SLOG PISANJA

Sporočilo za javnost naj bo napisano  v skladu s pravili novinarskega, vestičarskega sporočanja, za katerega je odločilno posredovanje informacij.  Slog pisanja naj bo nevtralen, brez olepševanj in superlativov. Stavki naj ne bodo predolgi, ne uporabljaj preveč kratic, dolgih besednih zvez, žargona… Poskrbi za slovnično brezhibnost besedila.

Se ti zdi, da še vedno ne veš, kako se lotiti pisanja sporočila za javnost? Potrebuješ še konkretnejše napotke, morda individualno svetovanje? Oglasi se mi ali pa v komentar zapiši, kakšne so tvoje izkušnje s pošiljanjem oz. prejemanjem sporočil za objavo v medijih!